Подключение электронного документооборота: какова стоимость ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен юридически значимыми документами через интернет. Он обеспечивается с помощью специальных программ. Любой договор, акт можно подписать в цифровом виде и сразу направить контрагентам. Для подключения электронного документооборота необходимо выбрать оператора и уточнить стоимость ЭДО.

Зачем это нужно

Безусловно, документы можно посылать по e-mail или обычной почте. Однако эти способы обладают принципиальными недостатками, по сравнению с ЭДО. Так, при передаче данных по стандартным каналам связи нет гарантии конфиденциальности переписки. Кроме того, взаимодействие с отдельными организациями, например, с некоторыми государственными органами, не предполагает электронную почту.

Компании, предприниматели и самозанятые подключают ЭДО, когда хотят:

● моментально пересылать документы;

● оптимизировать процессы в бизнесе;

● упростить общение с государственными инстанциями;

● перевести архив документов в цифровой вид;

● повысить лояльность партнеров.

Для подключения ЭДО необходимо выполнить несколько действий. Во-первых, получить ЭЦП — цифровую подпись. Во-вторых, подключиться к одному из посредников — операторов, предоставляющих услугу электронного документооборота.

В случае с ЭДО направленные бумаги подписываются цифровой подписью. Она подтверждает личность подписанта и гарантирует, что файл направлен в исходном виде (его содержание не менялось).

Операторы ЭДО

Это организации, которые реализуют процесс передачи юридически значимых электронных документов, гарантируют конфиденциальность и безопасность данных. Такие компании обладают всеми необходимыми ресурсами для решения указанных задач.

О том, что есть потребность выбрать оператора ЭДО, может говорить несколько фактов:

● постоянное взаимодействие с несколькими контрагентами — например, с логистическими и ресурсоснабжающими организациями;

● дублирование актов, счетов-фактур, так как они иногда теряются при обычной доставке;

● большие финансовые издержки на бумажный документооборот — печать, хранение, логистику, уничтожение бумаг;

● желание сделать обмен информацией прозрачным.

Стоимость подключения и настройки ЭДО зависит от его типа. Например, в компании ITCOM цена внешнего документооборота для обмена юридически значимыми сообщениями между организациями начинается от 350 рублей. Цена ЭДО для взаимодействия с OZON, Wildberries и другими маркетплейсами — от 1500 рублей. Также здесь предоставляют услуги подключения внутреннего, кадрового, международного и других типов электронного документооборота.

Все, что потребуется от желающего настроить ЭДО — оплатить стоимость, остальное сделают специалисты ITCOM.